Pour parvenir à un service optimum, il fallait bien entendu garder en tête la transversalité obligatoire qui prime dans une mairie et ainsi étudier chaque service comme un tout, mais également comme une partie de l’ensemble des services municipaux.
Démarrée avec le service « Accueil - Etat civil - Archives », qui est un espace privilégié pour l’accueil du Public, cette « démarche qualité » veut développer une politique de simplification des démarches administratives en direction des usagers.
Cette meilleure visibilité s’est notamment traduite depuis par :
- une uniformisation des documents administratifs à destination des Crestois
- une mise en place de procédures administratives internes communes à tous les services (courriers, traitement des emails, marchés publics, arrêtés municipaux et décisions...)
- une amplitude des horaires d’ouverture de l’Hôtel de Ville adaptée à la vie des usagers
Chaque service est étudié pour comprendre son mode de fonctionnement, ses finalités et les moyens mis en oeuvre pour y arriver. Suit naturellement un travail de synthèse, qui note les points forts et les points à améliorer et enfin un calendrier fixe les changements ou les modifications à apporter pour parvenir à l’optimisation souhaitée.
Un comité de pilotage, composé de techniciens et d’élus a été mis en place et a pour mission de suivre l’évolution de la démarche dans chaque service et de veiller à la transversalité des procédures. C’est ce comité qui valide et modifie si nécessaire les documents d’études et qui en fait la proposition au Maire en dernier lieu pour validation.
Ce travail, en cours déjà depuis de nombreuses années, continue encore à l’heure actuelle et prévoit d’offrir un service de qualité qui facilitera les démarches et rapprochera les Crestois et leur administration.
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